Serviço de assistente virtual (ou secretária remota) ou contratar uma secretária/ assistente “real”? Antes de responder esta pergunta, lhe convido a refletir alguns fatores, tais como vantagens e desvantagens e comparativo de preços de cada opção.
A contratação de um assistente com carteira assinada sob regime CLT, que irá atuar diariamente em sua empresa, é a forma mais antiga e tradicional que ainda atende muitas empresas no Brasil.
Vantagens
1- um assistente contratado pode fazer atendimento presencial de clientes, parceiros ou fornecedores;
2- organização e manutenção de documentos físicos;
3- lhe possibilita focar em seu negócio, deixando as demais atividades operacionais sob a responsabilidade do mesmo.
Desvantagens
1- Atende apenas no horário comercial que ela estiver trabalhando;
2- A contratação é trabalhosa e cara, exigindo muito do seu esforço para recrutar, selecionar e entrevistar, até escolher o profissional mais adequado;
3- Risco de retrabalho e custos extras já que, por mais que você faça uma seleção criteriosa, nem sempre aquele que você selecionou vai se adaptar e corresponder às suas expectativas, lhe obrigando a repetir todo o processo;
4- Um bom profissional requer um bom salário com benefícios e investir bastante tempo e dinheiro em treinamentos;
5– Há vínculo entre sua empresa e o assistente, o que resulta em custos trabalhistas;
6– Além do salário líquido que você irá oferecer, devem-se considerar também os custos fixos e encargos sociais, tais como aluguel e condomínio, luz, telefone e internet, disponibilidade de um espaço físico com todos os recursos necessários, INSS, FGTS, faltas justificadas, licença maternidade ou paternidade, férias, 13º salário, treinamentos, alimentação e transporte, e mais... Simplificando, o custo real de um colaborador com todos os encargos sociais e custos indiretos pode ser encontrado multiplicando o salário bruto por dois. Dessa forma, sendo o salário mensal, por exemplo, de dois mil reais, considere que você vai ter um custo de quatro mil reais mensalmente com este colaborador.
Já a contratação de um assistente virtual, prática muito utilizada no exterior e que vem se popularizando no Brasil devido à tecnologia que está alterando a maneira de fazer negócios, apresenta diversas vantagens que iremos elencar abaixo:
VANTAGENS
1. Redução de custos:
É fato que, para o autônomo e o micro empresário, a infra-estrutura representa um custo alto. Dessa forma, o assistente virtual se torna uma excelente opção por não requerer espaço físico, já que seu assistente virtual atenderá todas as demandas no conforto de sua casa (e você também!). A contratação do AV não configurar vínculo empregatício e, dessa forma, não trazendo encargos sociais e custos complementares como transporte, alimentação.
2. Disponibilidade 24/7
Se o seu negócio exige atendimento full time, você poderá ter assistentes virtuais 24 horas por dia, 7 dias por semana. O atendimento 24h deixou de ser um privilégio de grandes negócios, pois atualmente o serviço de secretária virtual permite esta funcionalidade, além de reduzir significativamente os custos de plantão (de técnicos ou suporte), riscos trabalhistas e até mesmo a indisponibilidade de atendimento fora do horário comercial, que podem ocorrer a qualquer negócio.
3. Economia de tempo
Seu AV não perderá horas e energia no trânsito por que ele estará há alguns passos de seu escritório particular. Sendo assim, ele terá mais tempo, energia e foco para trabalhar nos resultados traçados do seu planejamento, conseqüentemente tendo melhores rendimento na execução. Muito se fala sobre carga de trabalho ideal e como um profissional pode ser mais eficiente apenas reduzindo seu tempo no trabalho. Já que o AV atua em qualquer lugar com acesso a internet, isso torna o processo descomplicado, já que ele não precisa lidar com o caos das ruas, colegas de trabalho improdutivos, distrações e tensões adicionais. Quando você contrata um AV, não precisa mais se preocupar com trabalhos administrativos e automaticamente tem seu tempo de trabalho reduzido e otimizado para colocar atenção nos pontos mais importantes para o crescimento da sua empresa/projeto.
4. Foco em resultados
O que é preferível: um assistente no local de trabalho, com pouca ou sem demandas em certos momentos (e recebendo por isso!), ou um AV empenhando em cumprir os objetivos e metas estabelecidas previamente, focado nos resultados e no prazo de entrega, visto que o mesmo quer que você esteja satisfeito com os serviços para um novo projeto futuramente?
5. Acesse os melhores talentos em qualquer lugar do mundo
Você está no Rio de Janeiro e, por isso, terá de limitar a seleção de pessoas a determinado raio de distância de sua empresa? Reflita o quanto você está perdendo. Por ser um trabalho executável a partir de um computador com internet, seu AV pode estar em qualquer lugar do Brasil ou do mundo. Sendo assim, você terá a opção de selecionar os melhores profissionais (do mundo!) para agregar ao seu projeto.
6. Foco total na estratégia do negócio
Quando trabalhamos por conta própria e fazemos tudo: atendimento, suporte, financeiro, vendas, etc., fica muito mais difícil focar quando se está em uma reunião com cliente ou fornecedor, pois o telefone/celular poderá (e certamente vai) tocar com alguma emergência ou tarefa que poderia ser delegada (mas não foi!) e você não poderá atender. Esses são exemplos simples de diferentes situações que podem ocorrer e você, conseqüentemente, não poderá dar a atenção necessária a (potenciais) clientes, e até mesmo a assuntos pessoais, por não ter um auxílio de baixo custo. Aquela “economia” nada inteligente que nos faz lembrar do ditado popular: “o barato sai caro”. Não queira aprender na prática como eu aprendi!
7. Delegue e foque no que você faz de melhor
Se você não suporta trabalhar com planilhas, certamente há um assistente virtual que adora lidar com essa ferramenta. Não é muito bom com palavras, mas gostaria que sua empresa tivesse um blog ou páginas nas redes sociais? Existem AVs que amam esse trabalho. Independente da atividade, se ela pode ser executada através da internet, os assistentes virtuais podem lhe ajudar com isso e tornar sua vida mais fácil.
8. Contrato de trabalho sob demanda
Você não precisa contratar um funcionário em tempo parcial/integral e esperar que surja tarefas para serem realizadas. Claro, há casos em que você precisará manter seu assistente virtual fixo em seus projetos, dependendo da sua demanda de atividades. Você não precisará continuar pagando seu assistente virtual após as tarefas estarem concluídas. Isso não significa que seu assistente virtual estará desempregado ou que não poderá retomar os trabalhos quando for novamente necessário. Nesse intervalo, seu AV estará adquirindo novas experiências com outros projetos e também investindo o tempo em capacitações e lazer.
Se após ler esses pontos você não estiver convencido de que contratar um(a) Assistente Virtual é a melhor opção para alcançar o próximo nível, nós podemos agendar uma reunião e descobrir juntos como podemos lhe ajudar, oferecendo sua primeira tarefa grátis.
Estas são algumas das diversas vantagens de contratar um assistente virtual para seu negócio. Claro, existem também as desvantagens, mas muito poucas, a saber: o AV não poderá atuar em algumas atividades que normalmente são feitas presencialmente, como por exemplo, atendimento a clientes e ou fornecedores e parceiros no local; organização de arquivo físico, tarefas relacionadas a manutenção do local de trabalho como compra de materiais de escritório, serviços de manutenção de aparelhos, etc.
A decisão por qual opção contratar é muito pessoal. Como falado, há algumas atividades que um assistente virtual não podem fazer. É possível que um complemente o outro. Caso você seja autônomo e não necessita de espaço físico, ou então tenha um pequeno espaço que não tenha alta demanda, analise bem se vale a pena contratar um assistente que ficará em seu espaço e ter esse alto custo, ou contratar um (ou vários) assistentes virtuais.
Ter um assistente contratado fisicamente é indispensável para negócios com maior demanda no atendimento local. Nesses casos de já haver um assistente fisicamente na recepção de sua empresa, o que se deve levar em conta na hora de contratar outros assistentes é se é possível diminuir os seus custos contratando um serviço como o da Assessoria Executiva Virtual, que absorva algumas tarefas e deixe seu assistente (ou secretário (a), recepcionista) mais livre para realizar as tarefas locais e de recepção que realmente são importantes que o mesmo faça.
Segue uma tabela comparativa das opções disponíveis:
Considerando as inúmeras vantagens de se trabalhar com um AV, vamos discutir agora sobre quando e como contratar.
Quando contratar um AV?
Geralmente, primeiro é preciso que você (ou alguém em sua empresa) saiba fazer todas as tarefas antes de entregar qualquer coisa nas mãos de um assistente virtual, já que é extremamente importante saber como ensinar o processo e quais diretrizes precisam ser definidas através de instruções objetivas e claras.
Dessa forma, aqui estão algumas das condições ideais para a contratação de um AV, mesmo para um negócio pequeno ou relativamente recente:
· Você conhece bem um determinado procedimento dentro da sua empresa e se sente capaz de ensiná-lo com facilidade a outra pessoa.
· Você se pega pensando: “Eu poderia fazer coisas mais importantes se eu tivesse tempo”.
· Você precisa fazer uma tarefa que considera realmente cansativa, digamos, atender os clientes, mas não tem talento natural para isso (por exemplo, você é introvertido e se sente exausto depois de responder a alguns e-mails e ligações).
· Você talvez não precise de ajuda em tempo integral, mas apenas por algumas horas, todos os dias.
· Você se sente sobrecarregado com o sucesso conquistado por sua empresa, ou você tem um emprego fixo e está desenvolvendo seu negócio em paralelo.
· Se você tem uma loja virtual, o atendimento ao cliente será, provavelmente, a primeira coisa que você vai querer terceirizar quando o ritmo das vendas aumentar. Para muitas pessoas, lidar com os clientes é um dos desafios mais estressantes e que demandam mais tempo. E quanto maior o volume de vendas, mais tempo será necessário dedicar aos clientes, justamente.
Pense sobre o custo de oportunidade de continuar executando uma tarefa regularmente. Quanto vale o seu tempo? Se você costuma passar uma hora por dia respondendo às perguntas dos clientes, o que você poderia fazer, em vez disso, com o tempo, a energia e a atenção dedicados? Por um preço muito acessível, você pode delegar essas tarefas e usar o tempo que economizou para buscar lucros maiores e fazer outras atividades.
Falando em preço, Os custos dos assistentes virtuais variam muito, e é importante fazer uma pesquisa dentre as empresas que oferecem esse tipo de serviço. As empresas podem cobrar pelos serviços oferecidos sob modalidades diferentes: por hora, por tarefa ou projeto, ou então um valor fixo por um período específico de tempo, ou seja, sob a forma de um pacote mensal.
Na maioria dos casos, geralmente a melhor opção é pagar por hora, especialmente para tarefas diárias, e você pode monitorar suas faturas para garantir uma produção/hora constante. Também depende do trabalho que você deseja terceirizar; tenha em mente que você geralmente recebe pelo que paga, e por isso, deve sempre examinar adequadamente as possíveis contratações.
Se você é um executivo contratado de uma empresa ou um empreendedor muito atarefado, e está disposto a pagar um valor mais alto, também pode contratar um assistente executivo remoto, que pode atuar como um braço direito e fazer uma infinidade de tarefas corporativas e pessoais em seu nome, que é a nossa especialidade na Assessoria Executiva Virtual.
Como contratar um assistente virtual
Faremos aqui um resumo do processo, mas você pode encontrar uma descrição mais detalhada baixando gratuitamente nosso E-book: “Como contratar um assistente virtual”.
Como acontece com qualquer outro funcionário que você esteja recrutando, você precisará examinar o perfil detalhadamente, e isso começa com a definição de necessidades e condições em uma descrição da vaga.
Mas, antes de elaborar essa descrição, você deve documentar o processo que deseja delegar. Tenha em mente que não é tão simples explicar o que você quer por telefone e esperar que a tarefa seja feita corretamente. Para que ocorram menos erros e que o trabalho seja feito da maneira que você espera, antes de mais nada, documente o processo inteiro e crie instruções a serem seguidas.
Se o processo envolver uma rotina básica, por exemplo, o input de dados em seu sistema empresarial (ERP), você pode fazer capturas da tela ao executar cada passo do processo. Procedendo dessa forma, fica mais fácil apresentar este processo para outra pessoa. Além disso, você passa conscientemente por cada passo que talvez tenha de explicar ao seu assistente virtual em algum momento.
Para o atendimento ao cliente, a gestão de redes sociais e outras tarefas em que seu AV esteja lidando diretamente com clientes, parceiros ou fornecedores, analise as respostas que você já tenha dado anteriormente e crie roteiros ou "respostas prontas" para cada situação freqüente.
Um dos segredos para realizar uma tarefa de modo eficaz é antecipar obstáculos comuns e oferecer orientações sobre a melhor estratégia a ser seguida. Escreva regras condicionais: "SE acontecer X, ENTÃO faça Y".
Pense, também, nas ferramentas e plataformas que você utiliza ao longo do processo, pois será muito mais fácil se você encontrar um AV que já tenha experiência com certos aplicativos (por exemplo, Trello, RD Station, Zendesk, Instagram) do que ensinar alguém do zero. Lembre-se: seu objetivo, seja qual for o tipo de terceirização, é criar menos trabalho para você, e não o contrário.
Para selecionar o AV ideal, escreva uma descrição do trabalho que atraia alguém com as habilidades e qualidades que você precisa. Este será seu primeiro filtro para encontrar a pessoa certa. Fique à vontade para adaptar o modelo de descrição abaixo para um AV que irá lidar com atendimento ao cliente.
Modelo de descrição do trabalho de um AV
Somos uma empresa de aulas online e recebemos muitas solicitações de suporte, semanalmente, através do Whatsapp Business e das redes sociais (Facebook e Instagram).
Precisamos de alguém com bastante experiência no atendimento ao cliente para ajudar a responder às solicitações no Whatsapp Business e às mensagens no Facebook e Instragram. Fornecemos as respostas para as perguntas mais frequentes dos clientes. Tarefas comuns incluem acessar nosso site oficial para consultar e atualizar serviços e pedidos. Preferencialmente, o candidato deve ter experiência com SAC virtual, empresas de ensino à distância e com o Wordpress. Além disso, é desejável ter experiência anterior com mídias sociais.
Principais atribuições:
· Verificar mensagens no Facebook e Instagram, responder às perguntas dos clientes
· Responder e resolver solicitações no Whatsapp Business
· Resolver problemas do cliente, por ex., erros em documentos solicitados pelo aluno
· Resolver solicitações de clientes, tais como alteração de horário, envio de materiais, etc.
· Pesquisar e atualizar site hospedado no Wordpress quando necessário.
· Moderar comentários nas postagens no Facebook e Instagram, ocultar reclamações, excluir informações difamatórias
Requisitos:
· Excelente capacidade de compreensão e expressão verbal e escrita na língua portuguesa
· Gentileza e paciência no atendimento ao cliente
· Capacidade de resolução de problemas
· Experiência com o Whatsapp Business
· Experiência com o Facebook e Instagram
· Experiência com o Wordpress
· É desejável experiência anterior em empresa de ensino online
· É desejável interesse em artes (é o mercado que atendemos)
Outras habilidades: Atendimento ao cliente, Wordpress, Gestão de redes sociais, Whatsapp business.
Tendo publicado o anúncio da vaga, você pode contatar os candidatos em potencial ou pedir que assistentes virtuais se candidatem à vaga e aguardar até ter algum retorno. Antes de oferecer o emprego, entreviste os candidatos pré-selecionados através de ferramentas como Skype ou Whereby para ter certeza da sua escolha. Além disso, busque referências de clientes anteriores e outros sinais que atestem o desempenho mais recente desses candidatos enquanto assistentes virtuais. Solicitar tarefas testes também é uma ótima maneira de avaliação.
Contratei meu AV. E agora?
Concluídas as etapas de contratação e treinamento de seu assistente virtual com a documentação que você havia preparado previamente, e após definir um canal de comunicação preferencial (Skype, Whatsapp Business ou e-mail), certifique-se de ter concedido acesso apenas parcial a seu sistema, contas nas redes sociais e de e-mail ou qualquer outra coisa que o AV esteja usando para trabalhar.
A confiança é uma parte fundamental do relacionamento entre você e seu assistente virtual, e ela precisa ser conquistada através do desempenho dele. Portanto, evite dar as credenciais de login de suas contas e, sempre que possível, opte por permissões restritas de usuário.
A maioria das ferramentas que você utiliza provavelmente oferece alguma forma de acesso limitado para outros usuários. Por exemplo, no Gerenciador de Páginas do Facebook, você pode atribuir um papel específico a um usuário para que ele possa organizar e publicar conteúdo. Com uma conta comercial do Paypal, você pode conceder permissões específicas de usuário para que seu AV possa fazer pagamentos sem fornecer suas informações de cartão de crédito. E no Gmail, você pode configurar o recurso de delegação de e-mail para que o AV possa ler e responder aos e-mails em seu nome.
Visto que um assistente virtual trabalha com vários clientes, e às vezes até com concorrentes no mesmo nicho, é mais do que recomendável pedir que ele assine um Contrato de Confidencialidade, juntamente do contrato de prestação de serviços.
Falando agora sobre gestão de tempo, é difícil avaliar o ritmo ideal de trabalho de um AV, ou o volume de trabalho que deve ser feito por hora. É por isso que é importante implantar o monitoramento de tempo, através de ferramentas gratuitas como o Toggl. Alguns AVs fazem uso de alguns softwares mais robustos (que inclusive tiram o print de suas telas durante o dia) que os ajudam a monitorar o próprio tempo e oferecer transparência em seus serviços.
Embora o ideal seja que seu AV trabalhe de forma independente sem muita necessidade de supervisão, converse com ele de vez em quando para verificar se há maneiras de agilizar o processo ou melhorar a qualidade do trabalho. O ideal é que seu AV possa crescer junto com sua empresa.
Talvez você até descubra que seu assistente virtual tem uma maneira melhor de realizar a tarefa do que o modo como você ensinou, ou então ele já conhece a empresa a ponto de oferecer novas sugestões, como faria um funcionário em tempo integral.
Uma vez que seu AV esteja familiarizado com as tarefas, você pode até pensar na possibilidade de dar mais responsabilidades e terceirizar mais processos ou contratar um AV adicional para gerenciar outro aspecto de sua empresa.
Por mais contraditório que pareça, o objetivo do empreendedorismo não é apenas ter um negócio, mas delegar o máximo possível, deixando partes da empresa nas mãos de pessoas capacitadas, para que seu negócio possa se desenvolver sem a necessidade de sua atenção integral o tempo inteiro.
Talvez a terceirização não seja uma prática natural para muitos empresários que gostam de deter o controle; no entanto, ela é fundamental para alcançar o equilíbrio entre vida pessoal e vida profissional, um desafio que é ainda mais difícil quando você está fazendo tudo por conta própria.
Em resumo, a contratação de um AV permite que você se concentre em coisas mais importantes: expandir seu negócio, passar mais tempo com sua família ou simplesmente recuperar o fôlego para continuar cuidando de sua empresa. Não tenha medo de experimentar! Clique aqui agora mesmo e solicite uma tarefa teste conosco!
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